Edustuskulut aiheuttavat usein hämmennystä kirjanpidossa. Moni yrittäjä arveleekin, voiko tietyn hankinnan tai kuitin perustella edustuskuluksi ja miten tällaiset kulut tulee kirjata oikein. Monesti myös käsite edustuskuluista on epäselvä. Tässä artikkelissa pyrimme vastaamaan näihin kysymyksiin ja käymään läpi mitä edustuskulut ovat, mitä niiden kirjaamisessa tulisi erityisesti ottaa huomioon ja millä perusteilla ne ovat vähennyskelpoisia verotuksessa.
Mikä on edustuskulu?
Edustuskulu on yrityksen liiketoimintaa edistävä kulu, jonka tarkoituksena voi olla mm. asiakassuhteiden vahvistaminen, verkostoituminen tai yrityksen imagon ylläpito. Tärkeintä on, että edustuskululle löytyy liiketoiminnallinen peruste. Edustuskulujen tunnusmerkkinä on se, että ne kohdistuvat yrityksen ulkopuolisiin tahoihin. Edustuskuluiksi ei siis esimerkiksi lasketa yrityksen oman henkilöstön keskeisiä lounaita. Edustuskulu tarkoittaa samaa asiaa kuin edustusmeno.
Edustuskulu esimerkkejä:
- Asiakaslounaat tai -kahvit ravintoloissa
- Liput asiakkaalle konserttiin, urheilutapahtumaan tai teatteriin
- Kohtuulliset lahjat (esim. yrityslahjakori)
- Kokoukset, jossa aterioidaan liikekumppaneiden kanssa
- Vieraan majoitus liikematkalla
Ei ole edustuskulu:
- Omistajan tai työntekijän henkilökohtainen ruokailu ilman liiketoiminnallista perustetta
- Yksityiseen käyttöön tarkoitetut lahjat
- Liian suuret tai kohtuuttomat lahjat
Miten edustuskulut merkataan kirjanpidossa?
Edustuskulut on dokumentoitava kirjanpidossa huolellisesti, sillä verottaja tarkastaa ne erityisen tarkasti. Ilman kunnollisia perusteluja tai dokumentaatiota kulu hylätään (puutteet voivat johtaa myös veronkorotukseen).
Tarkista, että tositteesta löytyy pakolliset tiedot:
✅ Päivämäärä
✅ Paikka (esim. ravintolan nimi)
✅ Osallistujat (nimet ja yritykset – esim. ”Matti Meikäläinen, X-yritys Oy”)
✅ Liiketoiminnallinen tarkoitus (esim. ”Tapaaminen projektin X aloittamiseksi”, ”Verkostoituminen messuilla”)
✅ Summa
Merkkaa tosite edustuskuluksi vain, jos kulu on täysin vähennyskelpoinen tuloverotuksessa. Jos kulu on osittain vähennyskelpoinen, tulisi se merkata muuksi henkilöstökuluksi (jos kohdistuu työntekijään) tai muuksi hallinto- ja yleiskuluksi (jos ei kohdistu tiettyyn työntekijään).
Edustuskulujen vähennyskelpoisuus
Edustuskuluista yrityksellä on oikeus vähentää puolet eli 50 % tuloverotuksessa. Edustuskulu on vähennyskelpoinen yrityksen tuloverotuksessa vain, jos se täyttää molemmat seuraavista ehdoista:
- Liiketoiminnallisen perusteen (kulu edisti yrityksen toimintaa).
- Kohtuullisuuden (kulu oli kohtuullinen yrityksen koon, alan ja tilanteen mukaan).
Tässäkin on kuitenkin muutamia poikkeuksia. Esimerkiksi ravintola- ja kahvilakulut ovat vähennyskelpoisia vain, jos ne liittyvät asiakkaisiin, yhteistyökumppaneihin tai ulkopuolisiin asiantuntijoihin. Työntekijöiden lounaat/kahvit eivät yleensä ole vähennyskelpoisia, sillä ne katsotaan palkkioiksi. Poikkeuksena voi kuitenkin olla pienet välipalat, kuten kahvit ja pullat. On tärkeää kuitenkin ymmärtää, että jokainen edustuskulu katsotaan tapauskohtaisesti.
Yrityslahjat voidaan laskea vähennyskelpoisiksi edustuskuluiksi vain, jos ne ovat alle 50€/vastaanottaja/vuosi. Jos lahjan arvo ylittää tuon summan, se ei ole enää vähennyskelpoinen yrityksen tuloverotuksessa. Myöskään liian henkilökohtaiset lahjat eivät ole vähennyskelpoisia. On siis tärkeää muistaa, että lahja ei saa olla liian kallis taikka henkilökohtainen.
Monesti edustuskuluiksi yritetään perustella omistajan omia kuluja, kuten lounaita. Nämä eivät kuitenkaan ole edustuskuluja, jos mukana ei ole yrityksen ulkopuolisia henkilöitä.
Huom! Verottaja arvioi kohtuullisuutta tapauskohtaisesti. Jos haluat välttyä jatkoselvittelyiltä taikka vääristä kirjauksista aiheutuvilta lisäkuluilta, kannattaa tukeutua ammattilaiskirjanpitäjän taikka tilitoimiston apuun.
Vinkki: Apua tarvitessa kannattaa varmistaa, että tilitoimisto on auktorisoitu. Taloushallintoliiton jäsenet ovat asianmukaisesti koulutettuja ja voit ollan varma, että heiltä löytyy ajankohtainen taloushallinnon osaaminen. Cimson Yrityspalvelut on auktorisoitu tilitoimisto, meiltä saat apua ottamalla yhteyttä.
Edustusmenot ja vaikutus työntekijän verotukseen
Jos yritys maksaa työntekijälle edustusmenon, joka ei ole vähennyskelpoinen yritykselle, se muuttuu työntekijän verotettavaksi tuloksi ja se kirjataan hänelle luontaiseduksi. Tämä voi tulla yllätyksenä yritykselle sekä työntekijälle, jolloin edessä voi olla epämiellyttävät ja kiusalliset selvittelyt.
Esimerkki: Jos yritys tarjoaa työntekijälle lounaan ilman asiakasta ja kirjaa sen edustusmenoksi. Se voidaan oikaista kirjanpidossa muuksi henkilöstökuluksi, jolloin työntekijän lounaaseen käytetty summa ilmoitetaan työntekijän verotuspöytäkirjaan ja verotetaan hänen palkkatulonaan. Tällöin työntekijä kustansikin itse oman lounaansa tietämättään. Kohtuullisuuden ylitys lahjoissa käsitellään samalla tavalla. Jos lahjan arvo ylittää kohtuullisen rajan, sen ylimenevä osa käsitellään myös työntekijän luontoisetuna.
Edustusmenojen ALV.
Suomessa edustusmenojen ALV-käsittely on selkeä: edustusmenoista ei saa vähentää lain mukaan ollenkaan ALV:tä. Tämä perustuu arvonlisäverolakiin, jonka mukaan edustamiseen liittyvät kulut ovat arvonlisäverotuksessa vähennyskelvottomia.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että esimerkiksi ravintola- ja kahvilalaskuissa, konserttilipuissa, majoituskuluissa tai kuljetuspalveluissa pelkkä kulun luokittelu edustuskuluksi katkaisee ALV-vähennysoikeuden kokonaan. Yrityksen on siis maksettava näiden kulujen ALV kokonaisuudessaan omasta pussistaan.
Miksi edustuskulut on tärkeää merkata kirjanpidossa oikein?
Täsmällinen edustuskulujen kirjaaminen on tärkeää, sillä yritys voi säästää merkittävästi rahaa sekä välttyä mahdollisilta veroseuraamuksilta. Yleinen virhe edustuskulujen kirjaamisessa on puutteellinen dokumentointi, esimerkiksi kun tositteesta ei tule ilmi, että kyseessä on ollut edustuskulu tai kulun liiketoiminnallinen tarkoitus on epäselvä. Tällöin on hankala perustella verottajalle, että kyseessä on ollut edustuskulu. Virheellisesti käsitelty edustuskulu voi johtaa:
- Hylättyihin verovähennyksiin + jälkiverotukseen ja veronkorotukseen.
- Kulu verotetaan työntekijältä luontoisetuna.
- Kulusta muodostuu mahdollisia muita veroseuraamuksia.
Muistilista edustuskulujen kirjanpitoon
- Dokumentoi täsmällisesti: Päivä, paikka, osallistujat, liiketoiminnallinen peruste.
- Tunnista mikä kulu ei ole vähennyskelpoinen: Työntekijöiden ravintolakulut sekä kohtuuttomat lahjat.
- Kirjaa edustuskulu oikealle tilille.
- Muista, että edustusmenojen ALV ei ole vähennyskelpoista.
- Luo yrityksellesi selkeät ohjeet edustuskuluista ja kysy ammattilaiselta apua, jos olet epävarma.
Jos tarvitset ammattitaitoista kirjanpitäjää hoitamaan kirjanpitoasi, ota meihin rohkeasti yhteyttä. Jos taas haluat lukea lisää, miten voit säästää yrityksesi verotuksessa, lue artikkelimme Yrityksen verosuunnittelu – 5 vinkkiä yrittäjälle verojen minimoimiseen.
