Yhdistyksen taloushallinto on olennainen osa vastuullista ja läpinäkyvää toimintaa. Rekisteröidyn yhdistyksen tulee hoitaa kirjanpito lain vaatimusten mukaisesti sekä seurata varojen käyttöä huolellisesti tuloslaskelman ja taseen avulla. Sopiva kirjanpito-ohjelma helpottaakin taloushallinnon kokonaisuutta vähentäen manuaalista työtä ja virheiden riskiä.
💡Tämä opas keskittyy erityisesti yhdistysten tarpeisiin. Yrityksille ja toiminimille suunnatuista ratkaisuista kerromme lisää kirjanpito-ohjelma pienelle yritykselle -oppaassamme.
Miksi yhdistykselle kannattaa valita oma kirjanpito-ohjelma?
Excel tuntuu monelle yhdistykselle alkuun helpolta ratkaisulta, mutta ajan myötä siitä tulee helposti työläs ja virheherkkä tapa hoitaa kirjanpitoa. Erityisesti kahdenkertainen kirjanpito ja tilinpäätöksen laatiminen vaativat tarkkuutta, jota manuaalisella Excel-kirjanpidolla on hyvin haastavaa tehdä. Markkinoilta löytyvät kirjanpito-ohjelmat ovat onneksi tehneet yhdistyksen kirjanpidosta mahdollisimman helppoa, tarkkaa ja automatisoitua.
Kirjanpito-ohjelmiston käyttö tarjoaa yhdistykselle mm:
- selkeän tavan seurata rahavirtoja, tuloja ja menoja
- huolettomamman vaihtoehdon Excel-kirjanpidolle
- mahdollisuuden tuottaa helposti tarvittavat raportit hallitukselle ja jäsenistölle
- paremman tietoturvan
Lisäksi ohjelmistot auttavat noudattamaan hyvää kirjanpitotapaa, dokumentointia ja tarkastettavuutta, esimerkiksi toiminnantarkastuksen yhteydessä.
Mitä ominaisuuksia kirjanpito-ohjelman tulisi sisältää?
Yhdistyksen taloushallinto asettaa kirjanpito-ohjelmalle omat vaatimuksensa. Kun ohjelmisto vastaa yhdistyksen toiminnan rakenteeseen ja vastuuhenkilöiden osaamistasoon, kirjanpidon hoitaminen on sujuvaa nyt ja myös myöhemmin tulevaisuudessa. Kun valitsette ohjelmistoa yhdistyksellenne, kiinnittäkää huomiota etenkin seuraaviin ominaisuuksiin:
Helppokäyttöisyys
Yhdistyksen kirjanpidosta vastaa usein vapaaehtoiset tai vaihtelevat henkilöt, joilla ei välttämättä ole mitään taloushallinnon koulutusta. Selkeä käyttöliittymä tekee ohjelmasta helpommin opittavan ja ylläpidettävän.
Automaatio ja integraatiot
Hyvä ohjelma automatisoi esimerkiksi pankkitapahtumien tuonnin, tositteiden kierron ja laskutuksen, mikä vähentää manuaalisia virheitä ja säästää aikaa.
Reaaliaikaiset raportit
Raportit kuten tuloslaskelma, tase ja kassavirran seuranta ovat keskeisiä työkaluja hallituksen päätöksenteossa ja talouden läpinäkyvyydessä.
Tilien ja rahastojen seuranta
Yhdistyksillä voi olla erilaisia rahastoja, varauksia tai hankkeita, joiden taloutta on seurattava erikseen. Kirjanpito-ohjelman tulisi tukea kustannuspaikkoja tai projektiseurantaa, jotta nämä voidaan erottaa selkeästi muusta kirjanpidosta.
Näin kartoitatte sopivan kirjanpito-ohjelman yhdistykselle
Sopivan ohjelman valinta helpottuu huomattavasti, kun etenette rauhassa ja järjestelmällisesti. Yhdistyksillä on erilaisia tarpeita toiminnan laajuuden, rahoituksen ja vastuuhenkilöiden mukaan, joten yhtä kaikille sopivaa ratkaisua ei ole. Seuraavien vaiheiden avulla voitte kuitenkin tehdä tarkempaa taustatyötä ja helpottaa valintapäätöstänne.
Vaiheittainen ohjeistus taustatyöhön ja valintaan:
- Arvioikaa yhdistyksenne nykytilanne
Aloittakaa kartoittamalla yhdistyksenne talouden nykytila ja kirjanpidon yleiset käytännöt. Kun ymmärrätte, miten taloushallinto toimii tällä hetkellä, on helpompi tunnistaa, millainen kirjanpito-ohjelma tukee toimintaanne parhaiten.
- Listatkaa tärkeimmät ominaisuudet
Perustakaa valintakriteerit siihen, mitä yhdistyksenne toiminta todella tarvitsee. Kaikki kirjanpito-ohjelmat eivät sovellu yhdistyskäyttöön, joten on tärkeää tunnistaa ne ominaisuudet, jotka ovat tärkeitä yhdistyksenne taloushallinnolle.
- Tutustukaa ohjelmaan aina ensin ennen lopullista päätöstä
Ennen kättelyä kannattaa tutustua kirjanpito-ohjelmaan huolellisesti. Useimmat ohjelmistot tarjoavat demo-esittelyjä tai ilmaisen kokeilujakson, jonka avulla näette, miten ohjelma toimii yhdistyksenne tarpeisiin.
Lisäksi asiakasarvostelut ja käyttäjäkokemukset ovat arvokas apuväline valinnassa. Arvosteluista ja kokemuksista näette, miten muut yhdistykset ja taloushallinnon ammattilaiset ovat tykänneet ohjelman käytöstä.
Meidän suositukset kirjanpito-ohjelmista yhdistyksille
Kirjanpito-ohjelmat herättävät usein erilaisia mielipiteitä. Näkemykset vaihtelevat usein myös kirjanpitäjien ja tilitoimistojen välillä. Jokaiselta varmasti löytyy omat suosikkinsa. Tärkeintä on kuitenkin, että ohjelma vastaa yhdistyksen mieltymyksiä. Esimerkiksi osa yhdistyksistä arvostaa ennen kaikkea helppokäyttöisyyttä ja selkeää kokonaisuutta, kun taas toisille tärkeämpää on laajempi automaatio ja mahdollisuus monipuolisiin integraatioihin. Kuitenkin useimmista nykyaikaisista kirjanpito-ohjelmista löytyy molemmat ominaisuudet. Erot syntyvät lähinnä hinnoittelun, asiakaspalvelun ja järjestelmän laajuuden puolelta.
Meidän suositukset:
Procountor – helppokäyttöinen ja monipuolinen ratkaisu yhdistyksille
Finago Procountor on yksi Suomen tunnetuimmista taloushallinnon ohjelmistoista. Tällä hetkellä sitä käyttävät laajasti sekä yritykset että yhdistykset. Procountorin vahvuus on erityisesti sen käyttäjäystävällisyydessä, monipuolisuudessa ja hinnoittelussa, mikä tekee siitä erinomaisen vaihtoehdon kaiken kokoisille yhdistyksille.
- Procountor tarjoaa kaikki keskeiset taloushallinnon toiminnot, kuten kirjanpidon, raportoinnin, laskutuksen ja pankkiyhteydet, yhdessä pilvipohjaisessa palvelussa.
- Ohjelmisto on skaalautuva, eli se sopii sekä pienemmille yhdistyksille että sellaisille, joiden toiminta kasvaa ja vaatii laajempaa taloushallinnon tukea.
- Procountorin etuna on myös sen laajat integraatiomahdollisuudet, jonka kautta ohjelmisto voidaan yhdistää muihin järjestelmiin tai lisäpalveluihin tarpeen mukaan.
- Procountor toimii myös hyvin yhdistyksen jäsenrekistereiden ja laskutuksen yhteydessä, Membook-integraatioiden kautta. Tämä helpottaa esimerkiksi jäsenmaksujen ja tapahtumien automatisoitua kirjanpitoa.
- Procountorin hinnoittelu on joustava ja se skaalautuu yhdistyksen tarpeiden mukaan. Hinta ei perustu käyttäjämäärään, joten useampi käyttäjä, kuten hallitus ja tilitoimisto, voi käyttää järjestelmää ilman lisäkustannuksia. Tämä tekee Procountorista kustannustehokkaan ja helposti laajennettavan ratkaisun yhdistyksille.
Netvisor – vahva automaatio ja raportointi
Netvisor on Visma Solutions -konserniin kuuluva taloushallinnon ohjelmisto, jota käytetään laajasti Suomessa. Se tunnetaan erityisesti tehokkaasta automaatiosta ja kattavista taloushallinnon työkaluista, jotka sopivat hyvin yhdistyksille, joilla on laajemmat ja monimuotoisemmat talousprosessit.
- Netvisor tarjoaa ajantasaiset raportit, kuten tuloslaskelman ja taseen, joiden avulla yhdistys ja hallitus saavat selkeän kuvan taloudellisesta tilanteesta ilman viivettä.
- Ohjelmisto sisältää työkaluja, jotka helpottavat tilinpäätöksen valmistelua ja kokoavat tarvittavan aineiston järjestelmällisesti kirjanpitäjän käyttöön.
- Netvisor voidaan liittää muihin järjestelmiin ja palveluihin, mikä tukee yhdistyksiä, joilla on useampia taloushallinnon prosesseja tai suurempi tapahtumamäärä.
Netvisor voi olla hyvä valinta yhdistyksille, jotka haluavat vahvaa automatisointia ja integroitua taloushallintoa.
Tarvitsetteko apua kirjanpito-ohjelman valinnassa?
Taloushallinnon ei tarvitse olla raskasta tai aikaa vievää. Kun käytössä on yhdistyksenne tarpeisiin sopiva kirjanpito-ohjelma ja osaava kirjanpitäjä, arki selkeytyy, manuaalinen työ vähenee ja talouden seuranta helpottuu. Jos ette ole varmoja, mikä ratkaisu sopii yhdistyksellenne parhaiten, autamme teitä mielellämme eteenpäin. Me olemme erikoistuneet yhdistysten taloushallintoon yli 30 vuoden kokemuksella.
