Maksuperusteinen kirjanpito perustuu rahavirtaan, ei laskuihin. Siksi se on monelle pienyrittäjälle looginen ja helposti ymmärrettävä tapa hoitaa kirjanpitoa. Mutta samalla se herättää kysymyksiä: onko sitä aina sallittua käyttää? Miten se vaikuttaa tilinpäätökseen? Mitä muita kirjausperusteita on olemassa? Tämän vuoksi olemme rakentaneet kattavan oppaan, jossa avaamme kaiken tarvittavan maksuperusteiseen kirjanpitoon liittyen. Huomioithan, että opas on suunnattu erityisesti elinkeinonharjoittajille (toiminimille).
Mitä on maksuperusteinen kirjanpito?
Maksuperusteisessa kirjanpidossa tulot ja menot kirjataan vasta silloin, kun raha oikeasti vaihtaa omistajaa, eli kun maksu on suoritettu tai vastaanotettu. Tämä tarkoittaa sitä, että myyntitulo ei näy kirjanpidossa ennen kuin asiakkaalta on saatu maksu ja kulu ei näy ennen kuin lasku on maksettu. Maksuperusteisuus on tyypillinen valinta pienyrityksille, jotka pitävät yhdenkertaista kirjanpitoa.
Maksuperusteinen esimerkki
Jos pienyrittäjä laskuttaa asiakkaalta 2 000 € marraskuussa, mutta saa maksun vasta joulukuussa, maksuperusteisessa kirjanpidossa tulo kirjataan joulukuulle eikä laskutusajankohdalle (marraskuu).
Maksuperusteinen kirjanpito ei kuitenkaan ota huomioon esimerkiksi myyntisaamisia tai ostovelkoja, koska ne eivät näy ennen kuin maksu on suoritettu tai saatu. Tämän vuoksi se ei anna yhtä kattavaa kuvaa yrityksen taloudellisesta tilanteesta kuin suoriteperusteinen kirjanpito.
Milloin valita maksuperusteinen kirjanpito?
Maksuperusteinen kirjanpito soveltuu käytännössä vain hyvin pienimuotoiseen ja yksinkertaiseen yritystoimintaan. Se voi olla tietyissä tilanteissa toimiva ratkaisu aloittelevalle tai sivutoimiselle toiminimiyritykselle, mutta ei palvele kasvavaa yritystä tai toimintaa, jossa syntyy laajemmin myyntisaamisia ja ostovelkoja. Tästä syystä me Cimsonilla suosittelemme aina suoriteperusteista kahdenkertaista kirjanpitoa.
Maksuperusteinen kirjanpito voi kuitenkin toimia yrityksille, joilla:
- ei ole merkittävää varastoa
- ei ole pitkiä maksuaikoja asiakkaille
- liiketapahtumia on hyvin vähän
- talouden seuranta keskittyy vain kassatilanteeseen
Verohallinnon ohjeiden mukaan pienyrittäjä voi käyttää maksuperusteista kirjanpitoa juoksevassa kirjanpidossa, kunhan arvonlisäveron käsittely tehdään oikein valitun ALV-menettelyn mukaisesti.
💡 Huomioithan myös, että jos yrityksen myyntisaamiset ja ostovelat kasvavat merkittävästi tai tarvitaan tarkkaa tulosseurantaa, maksuperusteinen kirjanpito ei yleensä anna riittävän realistista kuvaa toiminnan tuloksesta. Tällöin suoriteperusteinen kirjanpito on usein aina järkevämpi vaihtoehto.
Maksuperusteinen kirjanpito ja tilinpäätös
Vaikka maksuperusteinen kirjanpito olisi käytössä tilikauden aikana, tilinpäätös on aina laadittava suoriteperusteisesti. Kaikki liikkeen- ja ammatinharjoittajat (toiminimet) eivät kuitenkaan ole velvollisia laatimaan varsinaista tilinpäätöstä, jos laissa säädetyt kokorajat eivät ylity. Jos tilinpäätös kuitenkin laaditaan tai tulos jaksotetaan tilikauden päättyessä, kirjanpito on oikaistava.
Käytännössä tämä tarkoittaa oikaisuja tilinpäätösvaiheessa:
- Myyntisaamiset lisätään, jos lasku on lähetetty mutta maksu saadaan vasta seuraavalla tilikaudella.
- Ostovelat kirjataan, jos tavara tai palvelu on vastaanotettu, mutta lasku maksetaan myöhemmin.
- Tarvittaessa tehdään siirtovelkoja ja siirtosaamisia (jaksotuksia), jotta tulos kohdistuu oikein.
Nämä oikaisut palauttavat maksuperusteisen kirjanpidon suoriteperusteiseksi tilinpäätöksessä.
Voiko sitten osakeyhtiö käyttää maksuperusteista kirjanpitoa?
Teoriassa kyllä, mutta käytännössä hyvin harvoin. Osakeyhtiö voi pitää juoksevaa kirjanpitoaan maksuperusteisena tilikauden aikana, mutta tämä on hyvin harvinaista. On myös tärkeää tiedostaa, että tilinpäätös on aina pakollinen osakeyhtiölle, jolloin kirjanpito täytyy oikaista suoriteperusteiseksi tilinkauden päättyessä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että ylimääräistä työtä tulee väistämättä. Yleisesti ottaen osakeyhtiöt pitävät kahdenkertaista suoriteperusteista kirjanpitoa.
Maksuperusteisen, laskuperusteisen ja suoriteperusteisen kirjanpidon erot
Kirjanpidossa käytetään kolmea keskeistä kirjaamisperustetta: maksuperusteista, laskuperusteista ja suoriteperusteista. Ero liittyy siihen, milloin tulo tai meno kirjataan.
1) Maksuperusteinen kirjanpito
Periaate: Tulo tai meno kirjataan, kun maksu tapahtuu.
Esimerkki:
- Palvelu toimitetaan 28.12. ja lasku 4 000 € lähetetään samana päivänä.
- Asiakas maksaa 10.1.
Maksuperusteisesti tulo kirjataan 10.1. (raha saatu).
Plussat: Selkeä kassavirran seuranta.
Miinus: Ei huomioi myyntisaamisia tai ostovelkoja ennen maksua.
2) Laskuperusteinen kirjanpito
Periaate: Tulo tai meno kirjataan, kun lasku laaditaan tai vastaanotetaan, ei maksun ajankohtana.
Esimerkki:
- Lasku 4 000 € lähetetään 28.12.
Laskuperusteisesti tulo kirjataan 28.12., vaikka maksu tulisi vasta tammikuussa.
Huom: Laskuperusteinen ei vielä takaa oikeaa tulosjaksotusta, jos suorite kuuluu eri kaudelle.
3) Suoriteperusteinen kirjanpito
Periaate: Tulo tai meno kirjataan sille tilikaudelle, jolle suorite (palvelu/tavara) kuuluu, riippumatta laskutuksesta tai maksusta.
Esimerkki:
- Palvelu toimitetaan 28.12.
Suoriteperusteisesti tulo kirjataan joulukuulle, vaikka lasku lähetettäisiin tai maksettaisiin vasta tammikuussa.
Miksi tärkeä? Tilinpäätös on aina tehtävä suoriteperusteisesti, jotta tulos kohdistuu oikealle tilikaudelle
Usein kysytyt kysymykset
Ei automaattisesti. Toiminimi voi käyttää maksuperusteista, laskuperusteista tai suoriteperusteista kirjanpitoa tilikauden aikana. Toiminimi (liikkeen- ja ammatinharjoittaja) saa pitää kirjanpitonsa tilikauden aikana maksuperusteisena, eli kirjata tulot ja menot silloin, kun raha oikeasti liikkuu.
Arvonlisäveron tilittäminen maksuperusteisesti tarkoittaa sitä, että yritys kohdistaa myynneistä suoritettavan ja ostoista vähennettävän arvonlisäveron sille verokaudelle, jolloin maksu tosiasiallisesti saadaan tai maksetaan.
Kyllä, mutta rajoitetusti. Yhdistys voi käyttää maksuperusteista kirjanpitoa tilikauden aikana. Yhdistykset ovat kuitenkin aina tilinpäätösvelvollisia, mikä tarkoittaa, että kirjanpito täytyy oikaista suoriteperusteiseksi tilikauden päättyessä. Tämän vuoksi lähes kaikki yhdistykset käyttävät jo tilikauden aikana kahdenkertaista suoriteperusteista kirjanpitoa. Se helpottaa tilinpäätöksen laatimista ja antaa tarkemman kuvan toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta tilanteesta.
Kyllä. Yleisesti yhdenkertainen kirjanpito tehdään maksuperusteisesti tilikauden aikana, mutta tilinpäätöstä laatiessa kirjanpito pitää oikaista suoriteperusteiseksi.
