Moni yrittäjä tekee aluksi kirjanpitonsa itse. Ulkoistamisen hinta tuntuu monen aloittelevan yrittäjän mielestä isolta ja itse tekemisen hinta ilmaiselta. Monesti taloudellinen hyöty olisi kuitenkin isompi, jos yrittäjä ulkoistaisi taloushallinnon heti yritystoiminnan alussa. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä taloushallinnon ulkoistaminen käytännössä tarkoittaa, milloin se kannattaa mikro- ja pienyrityksessä ja mihin kannattaa kiinnittää huomiota taloushallinnon kumppania valitessa.
”Yleisimmin yrittäjä kääntyy meidän puoleen vasta silloin, kun ALV-ilmoitus on myöhässä jo toista kertaa ja Verohallinnon karhukirje odottaa pöydällä. Fiksuin aika ulkoistukselle olisi ollut vuosi aiemmin, kun mitään ongelmaa ei vielä ollut.” – Valtteri Suomalainen, kehitysjohtaja, Cimson Yrityspalvelut
Mitä taloushallinnon ulkoistaminen tarkoittaa käytännössä?
Taloushallinnon ulkoistaminen voi tarkoittaa joko koko taloushallinnon ulkoistamista tai vain tiettyjen toimenpiteiden ulkoistamista. Käytännössä yritykset ulkoistavat taloushallintoaan kolmella eri tasolla:
- Pakolliset toimenpiteet: Juokseva kirjanpito, ALV-ilmoitukset, tilinpäätös ja veroilmoitus.
- Kaikki kirjaukset ja talouden hallinta: Edellisten lisäksi ostolaskujen käsittely, myyntilaskutus, palkanlaskenta ja viranomaisilmoitukset.
- Talouden johtaminen: Edellisten lisäksi kassavirtaennusteet, budjetointi ja raportointi johdolle.
Mikroyritykselle riittää yleensä taso 1 tai 2. Nykyajan sähköiset taloushallintojärjestelmät (esimerkiksi Netvisor ja Procountor) toimivat loistavasti apuna, oli kyseessä sitten taloushallinnon kokonaisvaltainen ulkoistaminen tai osittainen.
Mitä taloushallinnon ulkoistaminen maksaa?
Paljonko taloushallinnon ulkoistaminen oikeasti säästää – laske oman aikasi hinta
Pienyrityksen taloushallinnon ulkoistaminen kannattaa perustella yhdellä laskutoimituksella. Ota kuukausittain kirjanpitoon, laskutukseen ja ilmoituksiin kuluva tuntimäärä ja kerro se omalla laskutushinnallasi.
”Yrittäjät laskevat tilitoimiston hinnan euron tarkkuudella, mutta eivät koskaan omaa aikaansa. Kahdeksan tuntia kuussa tositteiden kanssa on sata tuntia vuodessa. Se on kaksi ja puoli työviikkoa pois myynnistä tai itse työnteosta.” – Valtteri Suomalainen
Milloin taloushallinnon ulkoistaminen kannattaa ja milloin se ei kannata?
Ulkoistaminen kannattaa, jos:
- Kirjanpito, verotus ja niihin liittyvät velvollisuudet eivät ole sinulle selviä.
- Tositteita ja tapahtumia syntyy paljon, tai toiminta on monimutkaista, esimerkiksi arvonlisäveron erikoistapauksia, ulkomaankauppaa tai palkanlaskentaa.
- Aikasi on arvokkaampaa käytettynä myyntiin, asiakkaisiin tai tuotekehitykseen kuin tositteiden näppäilyyn.
- Haluat varmuuden siitä, että ilmoitukset ja maksut hoituvat ajallaan ja oikein.
- Yritys on kasvuvaiheessa, esimerkiksi palkkaat ensimmäisiä työntekijöitä, jolloin taloushallinto monimutkaistuu ja vastuut kasvavat nopeasti.
Ulkoistaminen ei kannata, jos:
- Ymmärrät kirjanpidon perusteet ja velvollisuutesi, eikä sinun tarvitse epäröidä teetkö nyt oikeita asioita vai et.
- Tositteita syntyy muutama kuukaudessa ja teet kirjanpidon tunnissa.
- Kassatilanne on niin tiukka, ettei kiinteää kuukausikulua kestä.
- Haluat itse ymmärtää taloushallinnon syvällisesti. Oman kirjanpidon tekeminen ensimmäisenä toimintavuotena voi olla halpa ja hyvä talouskoulu.
Onko mikroyrityksen järkevää ulkoistaa taloushallintoa?
Mikroyrityksessä (alle 10 työntekijää, käytännössä usein 1–2 henkeä) ulkoistamispäätös kiteytyy kolmeen kysymykseen:
- Onko sinulla ALV-velvollisuutta? Jos liikevaihto ylittää 20 000 euroa kalenterivuodessa, yrityksen on rekisteröidyttävä arvonlisäverovelvolliseksi ja ilmoitusrytmi tulee lakisääteiseksi eikä jousta. Tämä on tyypillinen hetki ulkoistaa yrityksen talouspuoli.
- Maksatko palkkoja? Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen velvoittaa yrityksen aloittamaan palkanlaskennan, tulorekisteri-ilmoitukset ja työnantajasuoritukset. Palkkatiedot on ilmoitettava tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä. Tässä kohtaa riski kasvaa selvästi, koska virheet osuvat suoraan työntekijän verotukseen ja eläkkeeseen.
- Mikä on yhtiömuotosi? Osakeyhtiön kahdenkertainen kirjanpito ja tilinpäätösvaatimukset ovat eri sarjaa kuin toiminimen yhdenkertainen kirjanpito. Toiminimiyrittäjä voikin hyvin hoitaa kirjanpitonsa itse, kun taas osakeyhtiössä se on harvoin järkevää edes alkuvaiheessa.
”Toiminimellä toimiva valokuvaaja voi hyvin hoitaa kirjanpitonsa itse jopa vuosia. Mutta kun perustetaan osakeyhtiö ja palkataan ensimmäinen työntekijä, peli muuttuu. Siinä vaiheessa itse tekeminen ei ole säästöä vaan riskinottoa.” – Valtteri Suomalainen
Näin valitset tilitoimiston: Selvitä nämä 5 asiaa
- Kysy auktorisoinnista. Taloushallintoliiton auktorisoima tilitoimisto (tai KLT-kirjanpitäjä) on laadun perusmittari.
- Kysy, onko sähköinen järjestelmä käytössä. Varmista, että pääset itse näkemään lukusi reaaliajassa etkä kerran kuussa PDF-raportista.
- Kysy, onko sinulla nimetty yhteyshenkilö. Vaihtuva kasvoton tiimi on yleisin syy tilitoimiston vaihtoon.
- Kysy, miten hyvin he tuntevat toimialan. Esimerkiksi rakennusalan käännetty ALV ja verkkokaupan EU-myynti eivät ole jokaisen kirjanpitäjän arkea.
- Kysy, millaiset ovat irtisanomisehdot. Hyvä kumppani ei sido pitkällä määräaikaisuudella. Jos sitoo, kysy miksi.
Usein kysytyt kysymykset
Voi. Aineisto siirretään uudelle tilitoimistolle, ja hyvä toimisto hoitaa siirron puolestasi.
Pystyt. Sähköisessä taloushallintojärjestelmässä näet lukusi reaaliajassa. Itse tehdyssä kirjanpidossa moni katsoo lukuja kerran vuodessa tilinpäätöksen yhteydessä.
Kirjanpidon oikeellisuudesta vastaa aina viime kädessä yrittäjä itse. Tilitoimisto hoitaa tekemisen, mutta tositteiden toimittaminen ja allekirjoitukset ovat sinun vastuullasi.
Tositteet, kuten laskut, kuitit ja muu liiketapahtumia todentava aineisto, on säilytettävä vähintään 6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Jos tilikausi päättyy 31.12.2025, tositteet pitää säilyttää vuoden 2031 loppuun asti.
Kirjanpitokirjat, eli päiväkirja ja pääkirja, tasekirja, tilinpäätös ja tililuettelo, on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
Nämä ovat lain vähimmäisajat. Joissain tilanteissa, esimerkiksi kesken olevan oikeusprosessin tai verotarkastuksen aikana, aineistoa kannattaa säilyttää pidempään kuin laki vaatii.
Käytännössä usein kyllä, varsinkin jos kirjanpito hoidetaan sähköisessä järjestelmässä, mutta säilytysvastuu on aina yrityksellä itsellään, ei tilitoimistolla. Jos asiakassuhde tilitoimiston kanssa päättyy, on sinun vastuullasi varmistaa, että saat kaiken tarvittavan aineiston itsellesi tai sovit erikseen, että tilitoimisto säilyttää aineistoja laissa vaaditun ajan.
