Taloyhtiön kirjanpito on asunto-osakeyhtiön hallinnon selkäranka. Se ei ole pelkkä lakisääteinen velvollisuus, vaan myös väline, jonka avulla osakkaat, hallitus ja isännöitsijä voivat seurata yhtiön taloudellista tilaa, tehdä perusteltuja päätöksiä ja varmistaa kiinteistön arvokkaan ylläpidon vuodesta toiseen.
Mitä taloyhtiön kirjanpito tarkoittaa?
Taloyhtiön kirjanpito tarkoittaa kaikkien asunto-osakeyhtiön taloudellisten tapahtumien järjestelmällistä kirjaamista. Kirjanpito toteutetaan kahdenkertaisena, jossa jokainen taloudellinen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille – debet- ja kredit-puolelle. Taloyhtiöissä kirjanpitoa pidetään tilikauden aikana usein maksuperusteisesti, mutta tilinpäätöksessä tulot ja menot kohdistetaan suoriteperusteisesti sille ajanjaksolle, johon ne kuuluvat.
Taloyhtiön kirjanpitoon merkitään esimerkiksi
- tulot (vastikkeet, vuokrat)
- menot (huolto, remontit, vakuutukset)
- rahoitustapahtumat (lainat, korkokulut)
- siirtoerät ja oikaisut.
Kirjanpito toimii perustana taloyhtiön
- tilinpäätökselle
- budjetoinnille
- vastikkeiden määrittelylle
- osakkaiden taloudelliselle tiedonsaannille.
Mitä taloyhtiön kirjanpitoon kirjataan?
Kirjanpitoon kirjataan liiketapahtumien menot, tulot, rahoitustapahtumat sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät. Liiketapahtumat merkitään tililuettelon mukaisille kirjanpitotileille, joita ovat esimerkiksi tuloslaskelmassa ja talousarviossa käytetyt tuotto- ja kuluerät.
Kirjanpitoon kirjataan esimerkiksi seuraavia eriä
Tulot
- hoitovastikkeet
- rahoitusvastikkeet
- vesimaksut
- autopaikkamaksut tai -vuokrat
- liiketilojen vuokrat
Menot
- kiinteistön ylläpito
- siivous ja huolto
- lämmitys ja sähkö
- vakuutukset
- hallintokulut
- korjaus- ja remonttihankkeet
Rahoitustapahtumat
- lainojen korot
- lainanhoitokulut
- lainojen lyhennykset.
Kuka vastaa taloyhtiön kirjanpidosta?
Taloyhtiön kirjanpidosta vastaa viime kädessä yhtiön hallitus, vaikka kirjanpidon käytännön toteutus olisi annettu isännöitsijän tai tilitoimiston hoidettavaksi.
Pienissä taloyhtiöissä kirjanpito voidaan hoitaa hallituksen toimesta tai sen valtuuttamana, mutta käytännössä tämä edellyttää hyvää kirjanpitolain sekä asunto-osakeyhtiölain tuntemusta. Lakisääteinen kirjanpito ja tilinpäätös voivat muodostaa pienessä asunto-osakeyhtiössä merkittävän kuluerän, mikä voi nostaa kuukausittain maksettavien vastikkeiden tasoa. Tämän vuoksi joissakin pienissä taloyhtiöissä kirjanpitoa pyritään hoitamaan itse, vaihtelevalla menestyksellä.
Yleisesti kirjanpidosta vastaa
- isännöitsijä
- tilitoimisto
- taloushallinnon palveluyritys.
Rahastointi vai tulouttaminen?
Yksi taloyhtiön kirjanpidon keskeisistä erityiskysymyksistä on vastikkeiden ja muiden suoritusten käsittely. Asunto-osakeyhtiö perii osakkailta vastikkeita, lainaosuussuorituksia ja hankeosuuksia, jotka voidaan kirjata taseeseen eli rahastoida, mikäli yhtiökokous on tehnyt asiasta päätöksen tai antanut siihen valtuutuksen. Rahastointi on yksi asunto-osakeyhtiön tuloksen järjestelykeinoista. Oikein toteutettuna rahastoidut suoritukset eivät ole yhtiön veronalaista tuloa.
Rahastoinnin sijaan yhtiö voi myös tulouttaa suoritukset, jolloin ne kirjataan tuloslaskelmaan tuotoiksi ja ovat lähtökohtaisesti veronalaista tuloa. Valinta rahastoinnin ja tulouttamisen välillä vaikuttaa taloyhtiön ja osakkaiden verotukseen. Päätös lopulta perustuu yhtiökokouksen tekemiin ratkaisuihin.
Taloyhtiön tilinpäätös
Tilikauden päättyessä taloyhtiö laatii tilinpäätöksen, joka koostuu tuloslaskelmasta, taseesta ja liitetiedoista sekä tarvittaessa toimintakertomuksesta. Asunto-osakeyhtiön tuloslaskelma kertoo, mistä yhtiön tilikauden tulos muodostuu. Taloyhtiön toiminnan tavoitteena ei ole voiton tuottaminen, vaan kulujen kattaminen vastikkeilla ja muilla tuloilla mahdollisimman tehokkaasti.
Taseesta käy ilmi yhtiön varat ja velat. Varoihin kuuluvat mm. yhtiön omistama tontti, rakennukset ja muut käyttöomaisuuserät. Taloyhtiön omistama tontti aktivoidaan taseeseen hankintamenoon, johon sisältyy myös varainsiirtovero. Tontti ei ole poistojen kohteena, mutta sen arvoa voidaan tarvittaessa oikaista esimerkiksi arvonalentumisen perusteella.
Kirjanpitoaineiston säilytysajat
Lainsäädäntö asettaa selkeät vaatimukset asiakirjojen säilyttämiselle. Tositteita on säilytettävä vähintään 6 vuotta tilikauden lopusta lukien, kun taas kirjanpitokirjoja ja tase-erittelyjä on säilytettävä vähintään 10 vuotta. Nämä velvoitteet koskevat kaikkia taloyhtiöitä, ja niiden noudattamatta jättäminen voi aiheuttaa ongelmia esimerkiksi tilintarkastuksessa tai mahdollisissa riitatilanteissa.
Taloyhtiön toiminnantarkastus
Monissa taloyhtiöissä tilinpäätöksen ja hallinnon tarkastaa toiminnantarkastaja. Toiminnantarkastus on kevyempi tarkastusmuoto kuin tilintarkastus, ja sitä käytetään usein taloyhtiöissä, joissa lakisääteistä tilintarkastajaa ei tarvitse valita.
Toiminnantarkastajan tehtävänä on tarkastaa taloyhtiön hallinto, kirjanpito, tilinpäätös sekä toiminnan lainmukaisuus riittävässä laajuudessa. Tarkastuksen tavoitteena on varmistaa, että taloyhtiön taloudenpito ja päätöksenteko on hoidettu asianmukaisesti. Toiminnantarkastaja antaa tarkastuksesta toiminnantarkastuskertomuksen, josta ilmenee, onko tarkastuksessa havaittu huomautettavaa.
Eroavaisuudet pienen taloyhtiön kirjanpidossa
Pienen taloyhtiön kirjanpito noudattaa pääosin samoja sääntöjä kuin suurten taloyhtiöiden kirjanpito. Lainsäädännön näkökulmasta yhtiön koko ei vaikuta kirjanpitovelvollisuuden perusteisiin: jokainen asunto-osakeyhtiö on kirjanpitovelvollinen, ja sen on laadittava kirjanpito sekä tilinpäätös riippumatta siitä, onko yhtiössä kolme vai sata asuntoa.
| Velvollisuudet | Pieni taloyhtiö (10 asuntoa) | Iso taloyhtiö (70 asuntoa) |
|---|---|---|
| Kahdenkertainen kirjanpito | ✅ | ✅ |
| Ajantasainen kirjanpito | ✅ | ✅ |
| Tilikauden tilinpäätös | ✅ | ✅ |
| Tuloslaskelma ja tase | ✅ | ✅ |
| Liitetiedot | ✅ | ✅ |
| Kirjanpitoaineiston säilytys | ✅ | ✅ |
Käytännössä pienissä taloyhtiöissä kirjanpito on usein yksinkertaisempaa. Sitä hoidetaan monesti hallituksen toimesta, koska ulkoistetun taloushallinnon kustannukset voivat olla suhteessa suuret. Taloudessa on yleensä vähemmän liiketapahtumia ja tulovirtoja kuin suuremmissa taloyhtiöissä. Taloyhtiön keskeisimmät tulot muodostuvat osakkailta perittävistä vastikkeista, kuten hoito- ja rahoitusvastikkeista sekä esimerkiksi vesimaksuista.
Kannattaako taloyhtiön kirjanpito ulkoistaa?
Edelleen monet taloyhtiöt (pienet ja suuret) ulkoistavat kirjanpidon. Yleensä syynä on osaamisen tai resurssien puute, sillä kirjanpito vie aikaa ja siihen liittyy useita lakisääteisiä velvoitteita. Pienessäkin taloyhtiössä kirjanpitoon kuuluu kaikki samat velvollisuudet kun isommassakin.
Ulkoistamalla kirjanpidon taloyhtiö voi varmistaa, että kirjanpito tehdään kirjanpitolain ja asunto-osakeyhtiölain mukaisesti. Tilitoimisto huolehtii tällöin kirjanpidon käytännön toteutuksesta, raportoinnista sekä tarvittavista viranomaisilmoituksista.
Ulkoistamisen selkeitä etuja
- vähemmän hallinnollista työtä hallitukselle
- pienempi virheriski
- ajantasainen raportointi
- lakisääteiset velvoitteet täyttyvät.
Usein kysytyt kysymykset
Hinta riippuu yleensä yhtiön koosta, kirjanpitotapahtumien määrästä sekä siitä, mitä palveluita kirjanpitoon sisältyy. Pienissä taloyhtiöissä kustannukset ovat usein melko maltillisia.
Tyypillisesti taloyhtiön kirjanpito maksaa noin 100–300 € kuukaudessa pienissä taloyhtiöissä. Hintaan vaikuttavat erityisesti asuntojen määrä, kirjanpidon tositteiden ja laskujen määrä sekä se, kuinka paljon taloyhtiö hoitaa taloushallinnon tehtäviä itse.
Asunto-osakeyhtiön kirjanpitoa säätelevät Suomessa pääasiassa Kirjanpitolaki ja Asunto-osakeyhtiölaki.
Kirjanpitolaki määrää, miten kirjanpito tulee järjestää, miten tositteet käsitellään ja millä tavalla tilinpäätös laaditaan. Laki koskee kaikkia kirjanpitovelvollisia yhteisöjä, myös taloyhtiöitä. Asunto-osakeyhtiölaki puolestaan sisältää taloyhtiöitä koskevat erityissäännökset.
Kyllä, taloyhtiön tilinpäätös on aina pakollinen. Kaikki asunto-osakeyhtiöt ovat kirjanpitovelvollisia, joten niiden on laadittava tilinpäätös jokaiselta tilikaudelta.
Asunto-osakeyhtiön kirjanpidosta vastaa ensisijaisesti taloyhtiön hallitus. Vastuu perustuu Asunto-osakeyhtiölakiin, jonka mukaan hallituksen tehtävänä on huolehtia yhtiön hallinnosta ja talouden asianmukaisesta järjestämisestä.
