Toiminnantarkastus – Selkeä ohjeistus yhdistyksille ja taloyhtiöille

Toiminnantarkastus on monelle yhdistykselle ja asunto-osakeyhtiölle lakisääteinen ja suositeltava menettely, jolla varmistetaan talouden ja hallinnon asianmukainen hoito. Kyse ei ole varsinaisesta tilintarkastuksesta, vaan kevyemmästä valvontatoimesta, jonka tarkoituksena on tuoda läpinäkyvyyttä ja luottamusta toimintaan.

Tässä artikkelissa käymme kattavasti läpi, mitä toiminnantarkastus tarkoittaa, milloin se vaaditaan, kuka sen voi tehdä ja miten siihen kannattaa valmistautua. Keskitymme erityisesti yhdistyksiin ja asunto-osakeyhtiöihin, joille toiminnantarkastus on ajankohtainen asia tilinpäätöksen yhteydessä.

Olitpa hallituksen jäsen, taloyhtiön osakas tai yhdistystoimija, saat tästä artikkelista käytännönläheistä tietoa ja vinkkejä toiminnantarkastuksen toteuttamiseen. Opit myös, millaisia asioita tarkastuksessa huomioidaan, miten tarkastusraportti laaditaan ja miten tarkastaja valitaan.

Mitä toiminnantarkastus on ja miksi se tehdään?

Toiminnantarkastus on lakisääteinen tai sääntöihin perustuva keino valvoa yhdistyksen tai asunto-osakeyhtiön hallintoa ja taloutta silloin, kun varsinaista tilintarkastajaa ei ole. Se on tavallisesti kevyempi ja käytännönläheisempi tarkastusmuoto kuin tilintarkastus, mutta sen rooli on silti erittäin tärkeä etenkin pienemmissä yhteisöissä, joissa taloushallinto hoidetaan usein vapaaehtoisvoimin.

Toiminnantarkastuksen tarkoitus on varmistaa, että yhdistyksen tai taloyhtiön varoja on käytetty sääntöjen ja päätösten mukaisesti. Samalla arvioidaan, onko kirjanpitoa pidetty asianmukaisesti ja onko hallinto toiminut lainmukaisesti. Tarkastus auttaa myös havaitsemaan virheitä ja epäselvyyksiä, mutta ennen kaikkea se tuo turvaa jäsenistölle ja osakkaille.

📌 Jos kaipaat lisätietoa esimerkiksi yhdistyksen kirjanpidon vaatimuksista ja sisällöstä, tutustu artikkeliimme Yhdistyksen kirjanpito – Kattava opas taloudenhoitoon.

Yhdistyslaissa (503/1989) ja asunto-osakeyhtiölaissa (1599/2009) säädetään tarkemmin siitä, milloin toiminnantarkastus tai tilintarkastus on pakollinen. Esimerkiksi yhdistykselle riittää usein vain toiminnantarkastus, jos tilintarkastusvelvollisuuden raja-arvot eivät ylity (alta löydät lisää raja-arvoista ). Asunto-osakeyhtiöissä taas tilintarkastajaa ei tarvitse valita, jos yhtiössä on enintään 30 huoneistoa, eikä yhtiöjärjestyksessä määrätä muuta. Usein yhtiöjärjestyksessä on kuitenkin määritetty toiminnantarkastus. Osakkailla on myös mahdollisuus vaatia toiminnantarkastusta.

Miksi tarkastus on tärkeää?

– Se lisää luottamusta toimintaan.
– Se auttaa vastuuhenkilöitä varmistamaan, että kaikki on kunnossa.
– Se täyttää lain tai sääntöjen vaatimukset.
– Tarkastus helpottaa osakkeiden myyntiä ja lisää ostajan luottamusta.

💡 Vinkki: Ammattitarkastaja varmistaa, että prosessi etenee aina tehokkaasti ja lain vaatimusten mukaisesti. Cimson Yrityspalvelut tarjoaa toiminnantarkastuksia yhdistyksille ja taloyhtiöille.

Milloin toiminnantarkastus tarvitaan ja mitä laki sanoo?

Toiminnantarkastuksen tarve määräytyy pitkälti yhteisön koon, toiminnan laajuuden ja sovellettavan lain mukaan. Suomessa yhdistykset ja asunto-osakeyhtiöt ovat yleisimpiä tahoja, joissa toiminnantarkastus tulee ajankohtaiseksi. Laki antaa selkeät reunaehdot sille, milloin tilintarkastaja on nimettävä ja milloin se voidaan korvata toiminnantarkastuksella.

Yhdistykset

Yhdistyslain mukaan yhdistyksen on valittava tilintarkastaja tai toiminnantarkastaja. Toiminnantarkastus on halvempi ja kevyempi vaihtoehto kuin tilitarkastus. Tilintarkastus vaaditaan vain, jos yhdistyksen säännöt niin vaativat tai vähintään kaksi kolmesta ehdosta täyttyy kahtena peräkkäisenä tilikautena:

Taseen loppusumma ylittää 100 000 €

Liikevaihto tai vastaava tuotto ylittää 200 000 €

Palveluksessa on keskimäärin yli 3 henkilöä

Asunto-osakeyhtiöt

Asunto-osakeyhtiölaissa säädetään, että alle 30 huoneiston yhtiöissä täytyy valita tilitarkastaja tai toiminnantarkastaja, jos yhtiöjärjestyksessä ei määrätä toisin (AOYL 9:5§ ja 9:6§). Yli 30 huoneiston yhtiöissä tilintarkastus on aina pakollinen. Pienemmissä yhtiöissä tarkastus ei ole pakollista, mikäli yhtiöjärjestys tämän mahdollistaa (AOYL 9:6§ ). Toiminnantarkastus on yleistä pienemmissä taloyhtiöissä, koska yhtiöjärjestys sitä yleensä vaati. Se on myös tilintarkastusta kevyempi ja kustannustehokkaampi vaihtoehto.

Erityistapauksia

Myös rahoittajatahot, kuten avustuksia myöntävät viranomaiset, voivat edellyttää tilintarkastusta, vaikka yhdistyslaki ei sitä vaatisi. Toisaalta jotkin yhdistykset haluavat teettää tarkemman tilintarkastuksen omasta halustaan läpinäkyvyyden ja uskottavuuden vuoksi.

Mitä toiminnantarkastaja tarkastaa?

Toiminnantarkastajan tehtävänä on arvioida, onko yhteisön (esimerkiksi yhdistyksen tai asunto‑osakeyhtiön) toiminta ollut lainmukaista ja onko sen varainkäyttö ollut tarkoituksenmukaista (YhdL 51 c §). Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että toiminnantarkastaja käy läpi talousasiakirjat, tarkastaa hallinnon toimivuutta ja arvioi, onko kaikki sujunut sääntöjen ja hyvän hallintotavan mukaisesti (HE 267/2009, prh-ohjeet).

Tarkastuksessa käydään läpi muun muassa seuraavat asiat:

• Tilinpäätös: Antaako tilinpäätös oikean ja riittävän kuvan yhteisön taloudellisesta tilanteesta?
• Kirjanpito: Onko kirjanpito toteutettu hyvän kirjanpitotavan mukaisesti ja sisältääkö se olennaisia virheitä tai puutteita?
• Päätöksenteko: Onko merkittävät taloudelliset päätökset tehty hallituksen tai osakkaiden/jäsenten kokouksen päätöksillä?
• Toiminnan laillisuus: Onko toiminta sääntöjen tai yhtiöjärjestyksen mukaista? Onko toiminnassa noudatettu Asunto-osakeyhtiö- tai Yhdistyslakia?

Toiminnantarkastus ei ole yhtä yksityiskohtainen ja vaativa kuin tilintarkastus. Se ei sisällä esimerkiksi varmentavaa tarkastusta tai laajaa riskienhallinnan arviointia (toisin kuin tilintarkastus). Kuitenkin toiminnantarkastuksessa voidaan paljastaa epäselvyyksiä, huolimattomuutta tai puutteita hallinnossa.

Käytännön esimerkki

Yhdistyksen hallitus oli tehnyt suuren hankinnan ilman pöytäkirjamerkintää. Toiminnantarkastaja huomasi tämän ja otti asian esille raportissaan. Tämän seurauksena yhdistys otti käyttöön uuden käytännön, jossa kaikki yli 500 euron hankinnat dokumentoidaan ja päätetään kokouksissa. Tarkastuksella oli siis selkeä vaikutus yhdistyksen toiminnan läpinäkyvyyteen.

Kuka voi toimia toiminnantarkastajana?

Toiminnantarkastaja ei tarvitse tilintarkastajan tutkintoa. Toiminnantarkastajan valinnassa on tärkeintä riittävä ymmärrys tarkastettavan yhteisön taloudesta ja hallinnosta. Toiminnantarkastaja voi olla esimerkiksi kokenut kirjanpitäjä, yhdistystoiminnan konkari tai muu luotettava henkilö, joka osaa lukea tilinpäätöstä ja ymmärtää yhdistyksen tai taloyhtiön toimintaa.

Lainsäädäntö ei vaadi toiminnantarkastajalta ammattipätevyyttä, mutta hänen on oltava esteetön ja riippumaton. Toiminnantarkastajaksi ei voi valita henkilöä, joka on hallituksen jäsen, toiminnanjohtaja, isännöitsijä, kirjanpitäjä tai muu yhteisön johdossa toimiva. Myöskään heidän läheiset perheenjäsenensä tai lähipiiri eivät ole sopivia tehtävään

Yhdistyslaki 38 a § määrittelee:

• Toiminnantarkastajan on oltava luonnollinen henkilö.

• Hänen on hallittava taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus tehtävän edellyttämässä laajuudessa.

• Hän ei saa olla vajaavaltainen, konkurssissa tai toimintakelpoisuudeltaan rajoitettu.

• Hän on oltava riippumaton tarkastuksen aikana
  

Monessa pienessä yhdistyksessä toiminnantarkastajaksi valitaan esimerkiksi aiemmin hallituksessa toiminut henkilö, joka ei enää ole mukana päätöksenteossa. Asunto-osakeyhtiöissä tarkastaja voi olla myös osakas, jos hän täyttää riippumattomuuden vaatimukset. Me kuitenkin suosittelemme valitsemaan täysin ulkopuolisen tarkastajan.

HUOM! Jos omasta lähipiiristä ei löydy sopivaa henkilöä, voit kääntyä meidän puoleemme. Cimson Yrityspalvelut on luotettava tilitoimisto, jonka henkilöstöllä on kokemusta toiminnantarkastuksista jo yli 20 vuoden ajalta.

Mitä papereita ja aineistoa toiminnantarkastaja tarvitsee?

Jotta toiminnantarkastaja voi tehdä tehtävänsä huolellisesti ja lain vaatimalla tavalla, hänen on saatava käyttöönsä kaikki olennaiset asiakirjat. Tarkastus ei voi onnistua, jos aineisto on puutteellinen tai epäselvä. Hallituksen tai isännöitsijän vastuulla on toimittaa tarkastajalle tarvittavat dokumentit ajoissa ja selkeästi järjestettyinä.

Keskeiset asiakirjat toiminnantarkastusta varten:

Hyvä tietää!

Modernit sähköiset järjestelmät helpottavat yrityksen taloushallinnon prosesseja ja tekevät toiminnan- ja tilintarkastuksesta vaivattomampaa. Meillä Cimson Yrityspalveluilla käytössä oleva Procountor mahdollistaa aineistojen sähköisen käsittelyn, joten tarkastajan vaatimat dokumentit voi toimittaa kätevästi ilman paperien postittelua tai turhaa säätöä.