Olet varmasti kuullut palkanhallinnosta aiemmin, mutta tiedätkö tarkalleen mitä se tarkoittaa? Palkkahallinto on yksinkertaisuudessaan toimivan liiketoiminnan peruspilari. Sen avulla organisaatio varmistaa sujuvan arjen, täyttää lakisääteiset velvoitteet ja ylläpitää henkilöstön luottamusta. Se on siis paljon muutakin kuin pelkkää palkanlaskentaa.
Vuonna 2023 julkaistun STT Infon artikkelin mukaan, joka kolmas suomalainen pk-yritys hoitaa palkanlaskennan itse. Tämä voi kuitenkin olla riskialtis valinta, jos yrityksellä ei ole riittävää osaamista tai resursseja omatoimiseen taloudenhallintaan. Virheet palkanmaksussa voivat johtaa jopa vakaviin seuraumuksiin, esimerkiksi näistä virheistä voi muodostua ylimääräisiä kustannuksia tai henkilöstö voi menettää luottamuksen yrityksen sisäiseen toimintaan.
Tässä artikkelissa selitämme, mitä palkkahallinto tarkoittaa ja mitkä ovat sen keskeiset osa-alueet. Lisäksi keskitymme yleisimpiin virheisiin ja siihen, mistä yritys voi hakea tarvittaessaan apua palkkahallinnon hoitamiseen.
Mitä on palkkahallinto?
Yleinen harhakäsitys on, että palkkahallinto tarkoittaisi täysin samaa kuin palkanlaskenta. Todellisuudessa palkkahallinto on laajempi taloushallinnon osa-alue, joka kattaa palkanlaskennan ja -maksun lisäksi myös niihin liittyvät lakisääteiset velvoitteet. Palkkahallinnon tehtäviin kuuluu myös vuosiloman ja ylitöiden laskenta, työehtosopimusten tulkinta, työsopimusten laatiminen sekä verojen ja sosiaaliturvamaksujen tilittäminen.
Pähkinänkuoressa palkkahallinto on yrityksen toiminto, joka vastaa työntekijöiden palkkojen oikeasta ja ajantasaisesta maksamisesta sekä siihen liittyvistä lakisääteisistä velvoitteista.
Miksi palkkahallinto on tärkeää hoitaa asianmukaisesti?
1. Taloudelliset riskit
Virhe palkkahallinnossa voi tulla yritykselle kalliiksi. Esimerkiksi väärin lasketut verot tai maksamattomat sosiaalivakuutusmaksut voivat johtaa sakkoihin tai viivästyskorkoihin. Virheet voivat aiheuttaa mm. ylimääräistä työtä ja lisätä yrityksen hallinnollista kuormitusta. Kaiken lisäksi palkkoihin liittyvät ongelmat yleensä tuppaavat heikentämään yrityksen mainetta työntekijöiden, asiakkaiden ja viranomaisten silmissä.
2. Työntekijäluottamus
Palkan oikea-aikainen ja virheetön maksaminen on keskeinen osa työntekijän kokemaa luottamusta työnantajaa kohtaan. Kun palkka maksetaan ajallaan ja oikein, työntekijä voi luottaa siihen, että hänen työtään arvostetaan ja sopimuksia noudatetaan.
3. Lakisääteinen velvoite
Mikäli palkkoja ei makseta ajallaan tai lakisääteisiä maksuja ja ilmoituksia laiminlyödään, työnantajaan voi kohdistua useita ikäviä seuraamuksia. Näitä voivat olla esimerkiksi huomautukset, sakot tai muut oikeudelliset toimenpiteet työsuojeluviranomaisen toimesta. Pitkittyneet laiminlyönnit voivat lisäksi johtaa vahingonkorvausvaatimuksiin tai jopa rikosoikeudellisiin seuraamuksiin.
Mitkä ovat palkkahallinnon tehtävät ja vastuualueet?
Palkkahallinto on yrityksen taloushallinnon keskeinen osa-alue, joka huolehtii paitsi palkanlaskennasta myös useista muista henkilöstöasioihin liittyvistä tehtävistä. Sen toimivuus vaikuttaa suoraan yrityksen taloudelliseen vakauteen, työilmapiiriin ja lakisääteisten velvoitteiden täyttymiseen. Seuraavaksi käymme läpi keskeiset tehtävät ja vastuualueet:
Palkanlaskenta ja -maksaminen
Palkanlaskenta tarkoittaa työntekijöiden palkkojen laskemista tarkkojen, ennalta määriteltyjen ehtojen ja työehtosopimusten mukaan. Tämä kattaa peruspalkan, ylityökorvaukset, bonukset, lisät, luontoisedut sekä muut rahalliset etuudet. Kun palkat on laskettu, ne siirretään tämän jälkeen maksuun.
Lakivelvoitteiset pidätykset ja ilmoitukset
Palkanlaskijan vastuulla on huolehtia, että jokaisesta palkanmaksusta tehdään lainmukaiset pidätykset. Näihin kuuluvat muun muassa ennakonpidätys, työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksut sekä sairausvakuutuksen päivärahamaksu. Lisäksi palkanlaskija vastaa siitä, että nämä tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin 5 päivän kuluessa maksupäivästä.
Työsuhdeasioiden hallinnointi
Palkkahallinnon tehtäviin kuuluu uusien työsopimusten laatiminen, olemassa olevien sopimusten päivittäminen sekä työsuhteisiin liittyvien muutosten hallinta. Palkkahallinto vastaa myös työaikakirjanpidosta sekä vuosilomien ja ylitöiden laskemisesta. Lisäksi toimenkuvaan yleensä kuuluu työehtosopimusten tulkitsemista, jotta palkat ja työsuhteet määräytyvät sopimusten mukaisesti.
Tietojen keruu, dokumentointi ja raportointi
Palkkahallinto käsittelee laajasti työntekijöihin liittyvää tietoa, kuten henkilöstö-, työsuhde- ja työaikatietoja sekä palkkaan vaikuttavia etuuksia. Nämä tiedot tallennetaan sähköisiin järjestelmiin, joissa niiden ajantasaisuus ja oikeellisuus ovat ratkaisevia niin palkanlaskennan luotettavuuden kuin viranomaisraportoinnin kannalta.
Tietoturvasta huolehtiminen on tärkeä osa palkkahallintoa?
Tietoturva ja tietosuoja ovat merkittävässä roolissa palkanlaskijan työtä. Palkkahallinnossa nimittäin käsitellään paljon arkaluontoisia henkilötietoja, kuten palkkatietoja, henkilötunnuksia ja muita verotukseen liittyviä tietoja.
Palkkahallinnon vastuulla on, että kaikki palkkatiedot tallennetaan turvallisesti ja tietoja käsitellään vain siihen oikeutettujen toimesta. Lisäksi palkkahallinon järjestelmien tulisi olla asianmukaisesti suojattuja. Myös GPDR-säännöt tulisi huomioida palkkahallinnossa. Työntekijällä on aina oikeus tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu ja kuinka niitä käytetään.
Yritysten olisikin hyvä varmistaa, että palkkahallinnon ohjelmistot ovat aina ajan tasalla. Salattu tiedonsiirto, vahva tunnistautuminen sekä selkeät käyttörajat/-oikeudet ovat käytössä. Tietenkin henkilöstön osaaminen käsitellä tietoja oikeaoppisesti on myös yksi tärkeimmistä tekijöistä tietoturvan ja -suojan kannalta.
Palkanlaskennan virheet: Vältä näitä 3 yleistä virhettä
1. Virheelliset tiedot ja laskentaperusteet
Virheellisten tietojen käyttäminen palkanlaskennassa, on varmasti yksi yleisimmistä kömmähdyksistä. Tällaisia virheitä voi syntyä esimerkiksi, jos työsopimus on puutteellinen tai sitä on tulkittu väärin, verokortin tiedot eivät ole ajan tasalla tai työntekijän henkilötiedoissa on puutteita.
Toinen yleisistä kompastuskivistä liittyy laskentaperusteiden virheelliseen käyttöön. Ylityökorvausten, lomapalkkojen tai muiden lisien laskenta voi olla monimutkaista, jolloin pienetkin laskuvirheet saattavat aiheuttaa merkittäviä poikkeamia lopputuloksessa. Tämän vuoksi on tärkeää, että kaikki käytetyt laskentaperusteet ovat ajantasaisia ja niitä sovelletaan oikein.
2. Manuaalisten prosessien virheet
Manuaalinen tietojen syöttäminen ja laskelmien tekeminen altistavat palkanlaskennan helposti inhimillisille virheille. Näitä riskejä voidaan merkittävästi vähentää hyödyntämällä automatisoituja järjestelmiä, kuten meidän suosimaa Procountorin palkanlaskentaohjelmaa. Automaatiosta huolimatta ohjelmiston käyttäjällä tulisi olla riittävä koulutus ja selkeät tarkistusprosessit palkanlaskennan täsmällisyyteeen, sillä myös palkanlaskentaohjelmat voivat tehdä virheitä.
3. Työaikatietojen virheellinen käsittely
Työaikatietojen käsittelyvirheet ovat myös palkanlaskennan yleisiä kompastuskiviä. Ongelmia voi syntyä esimerkiksi silloin, kun työaikakirjaukset ovat puutteellisia, työaikataulut eivät vastaa todellisuutta tai tietoja syötetään käsin ja niihin lipsahtaa virheitä. Työaikatietojen virheellinen käsittely voi johtaa virheellisiin palkkalaskelmiin ja aiheuttaa ongelmia sekä työntekijöille että työnantajalle.
Virheiden ehkäisemiseksi työaikatietojen käsittelyssä ja hallinnassa kannattaa hyödyntää sähköisiä työajanseurantajärjestelmiä, kuten Otan työajanseurantasovellusta. Sovellukset pystyvät tallentamaan ja keräämään työaikatietoa automaattisesti, mikä pienentää manuaalisten virheiden todennäköisyyttä ja tekee koko palkanlaskentaprosessista sujuvamman.
Mistä apua palkkahallintoon?
Nykypäivänä yrityksille on tarjolla monipuolisia tukipalveluita ja ohjeita palkkahallinnon hoitamiseen. Apua voi saada esimerkiksi seuraavista paikoista:
Tilitoimistot
Useat tilitoimistot tarjoavat kokonaisvaltaisia palkkahallinnonpalveluita, jotka kattavat palkanlaskennan, viranomaisilmoitukset sekä työsuhdeasioiden hallinnoin.
Esimerkiksi Cimson Yrityspalvelut tarjoavat palkanlaskentaa yli 30 vuoden kokemuksella. Cimson hoitaa puolestasi kaikki palkanlaskentaan liittyvät tehtävät aina viranomaisilmoituksista vuosiraportointiin.
Palkanlaskentaohjelmistot ja taloushallinnon järjestelmät
Palkanlaskentaan saa apua huomattavasti nykyaikaisista ohjelmistoista, jotka mahdollistavat automaattisen palkanlaskennan, reaaliaikaisen tiedon tallentamisen ja viranomaisilmoitusten tekemisen suoraan järjestelmästä.
Verohallinto ja Tulorekisteri
Näiltä viranomaisilta löytyy kattavasti ohjeita, oppaita ja verkkokursseja palkanmaksuun ja ilmoittamiseen liittyen.
Työmarkkinajärjestöt ja liitot
Erilaiset työmarkkinajärjestöt ja liitot voivat tarjota jäsenilleen tukea muun muassa työehtosopimusten tulkinnassa ja palkanlaskentaan liittyvissä kysymyksissä.
Koulutukset ja webinaarit
Tänä päivänä verkosta löytyy runsaasti erilaisia koulutuksia ja webinaareja, jotka tarjoavat mahdollisuuden päivittää osaamista palkkahallinnosta ja järjestelmien käytöstä.
Usein kysyttyä palkkahallinosta
Palkkahallinto tarkoittaa yrityksen tai organisaation toimintaa, jossa huolehditaan työntekijöiden palkkojen oikea-aikaisesta ja oikein perustein tapahtuvasta maksamisesta. Siihen kuuluu muun muassa palkkojen laskenta, palkanmaksu, lakisääteisten ilmoitusten ja maksujen hoitaminen (esimerkiksi verot ja eläkemaksut) sekä työehtosopimusten ja työlainsäädännön noudattaminen. Palkkahallinto varmistaa, että työntekijät saavat oikeudenmukaisen korvauksen tekemästään työstä ja että työnantaja täyttää lain ja viranomaisten asettamat velvollisuutensa.
Palkanlaskennan hinnoittelu perustuu usein volyymiin, eli tilitoimisto määrittelee hinnan palkkalaskelmien määrän mukaan. Esimerkiksi, jos yrityksellä on 4 työntekijää ja palkat maksetaan kuukausittain, tilitoimisto tuottaa neljä palkkalaskelmaa kuukaudessa. Tämän lisäksi tilitoimisto voi veloittaa erikseen muista palkkahallinnon tehtävistä, kuten palkkatodistusten laatimisesta, tuntiperusteisella hinnoittelulla.
Palkkahallinto on yksi yritysten eniten ulkoistamista toiminnoista. Palkkojen maksaminen eli henkilöstökulut ovat usein yrityksen suurimpia menoeriä. Tämän vuoksi palkanlaskennan tulee olla suoritettu aina tarkasti ja ajallaan. Palkanlaskentaan liittyy myös monia jatkuvasti muuttuvia lakeja ja ehtoja, jotka vaativat asiantuntevaa tulkintaa ja ajakohtaista tietämystä.
Palkkahallintopalvelun sisältö voi vaihdella tilitoimistoittain. Yleisesti tilitoimistot tarjoavat räätälöityjä palvelukokonaisuuksia eri kokoisille yrityksille. Esimerkiksi Cimsonin palkanlaskentapalvelu kattaa koko henkilöstöhallinnan prosessin. Huolehdimme palkanlaskennan ja -maksujen lisäksi työsopimusten laatimisesta, lakisääteisten ennakkoperintöjen suorittamisesta sekä matka- ja kululaskujen käsittelystä.
