Suomessa yhdistyksiä on runsaasti ja ne toimivat monilla eri aloilla, kuten kulttuuripuolella, ympäristönsuojelussa, urheilussa ja yhteiskunnallisessa toiminnassa. Yhdistysten menestyminen perustuu usein läpinäkyvyyteen, jäsenten aktiivisuuteen ja huolellisesti hoidettuun talouteen. Olipa kyseessä sitten pieni paikallisyhdistys tai suuri valtakunnallinen yhdistys, kaikkia rekisteröityjä yhdistyksiä koskevat samat kirjanpidon säännöt ja velvoitteet.
Tässä oppaassa käymme läpi yhdistyksen kirjanpidon perusperiaatteet, tilinpäätöksen vaatimukset ja tuloslaskelman erityispiirteet. Lisäksi tarjoamme käytännön ohjeita yhdistyksen taloudenhoidon järjestämiseen ja yleisimpien sudenkuoppien välttämiseen. Opas sopii erityisesti yhdistyksen taloudenhoitajille ja hallituksen jäsenille.
Mitä on yhdistyksen kirjanpito?
Yhdistyksen kirjanpito käsittää kaikki taloudelliset tapahtumat, kuten tulot, menot, varat ja velat. Kirjanpito on laadittava kahdenkertaisena ja suoriteperusteisesti. Kirjanpidon avulla yhdistys seuraa omaa taloudellista tilannettaan, laatii lakisääteiset tilinpäätökset ja huolehtii toiminnan läpinäkyvyydestä. Lisäksi yhdistys voi kirjanpidon avulla raportoida taloudellisesta tilanteestaan sekä jäsenilleen että viranomaisille.
Yhdistyksen kirjanpidon keskeiset elementit sisältävät tulokirjanpidon, menokirjanpidon ja tilinpäätöksen.
Tulokirjanpito kattaa kaikkien tulojen, kuten jäsenmaksujen, avustusten ja tapahtumatuottojen kirjaamisen. Tämä auttaa yhdistystä pitämään tarkkaa seurantaa saaduista tuloista ja niiden lähteistä.
Menokirjanpito puolestaan sisältää kaikkien menojen, kuten hankintojen, palkkojen ja vuokrien kirjaamisen. Tarkasti toteutetun menokirjanpidon avulla yhdistys voi hallita talouttaan ja saada luotettavan kuvan kaikista kuluistaan.
Tilinpäätös on vuoden lopussa laadittava yhteenveto yhdistyksen taloudellisesta tilanteesta, johon kuuluvat tase, tuloslaskelma ja liitetiedot.
Yhdistyksen tilinpäätös
Yhdistyksen on laadittava tilinpäätös neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Esimerkiksi, jos tilikausi päättyy joulukuun lopussa, tilinpäätös on tehtävä viimeistään huhtikuun viimeiseen päivään mennessä.
Huom! Suurten yhdistysten tulee toimittaa tilinpäätös yhdistysrekisteriin julkistettavaksi. Ilmoitusvelvollisuus syntyy, kun vähintään kaksi seuraavista raja-arvoista ylittyy:
- Liikevaihto 12 000 000 euroa
- Taseen loppusumma 6 000 000 euroa
- Palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä
Yhdistyksen tuloslaskelma
Suomessa yhdistykset perustetaan aatteellista toimintaa varten, eikä niiden toiminnan tarkoituksena saa olla taloudellisen edun tavoitteleminen. Yhdistyksen tuloslaskelma eroaakin merkittävästi elinkeinotoimintaa harjoittavan yrityksen tuloslaskelmasta. Yrityksissä usein keskitytään vain tarkastelemaan tuloksen suuruutta, kun taas yhdistyksissä painopiste on muissa mittareissa.
Kirjanpitoasetus määrää tarkan mallin yhdistyksen tuloslaskelmalle, joka koostuu kolmesta pääosasta:
Varsinainen toiminta
Varsinainen toiminta kattaa yhdistyksen sääntöjen mukaisen toiminnan tuotot ja kulut. Kulut tulisi jakaa selvästi eri ryhmiin, kuten henkilöstökuluihin, poistoihin ja muihin kuluihin.
Varainhankinta
Varainhankinta on keino, jolla yhdistys vahvistaa talouttaan, koska perustoiminnan tuotot eivät yleensä riitä kattamaan kaikkia kuluja. Yhdistyksen varainhankinta koostuu useista lähteistä, kuten jäsenmaksuista, talkootöistä, arpajaisista, lahjoituksista ja järjestetyistä tapahtumista.
Sijoitus- ja rahoitustoiminta
Sijoitus- ja rahoitustoiminta tarkoittaa niitä tuloja ja menoja, jotka syntyvät yhdistyksen sijoitustarkoitukseen hankitun omaisuuden hallinnasta. Tämä käsittää esimerkiksi sijoituksista tulleet tuotot sekä mahdolliset kulut, jotka liittyvät sijoitusten hoitamiseen ja valvontaan.
Tuloslaskelmassa on erillinen kohta yleisavustuksille, jotka ovat yhdistyksille keskeinen rahoituslähde. Yleisavustukset eroavat lahjoituksista, sillä ne ovat usein jatkuvia tukia, eivätkä kertaluonteisia. Yhdistys voi saada myös erityisavustuksia, jotka ovat tarkkaan määriteltyyn toimintaan kohdennettuja varoja. Nämä erityisavustukset kirjataan joko varsinaisen toiminnan tuottoihin tai kuluihin.
Käytännön ohjeet yhdistyksen taloudenhoitoon
Taloushallinto on yksi yhdistystoiminnan tärkeimmistä kulmakivistä. Olipa kyseessä pieni tai iso yhdistys, selkeät käytännöt ja rutiinit helpottavat yhdistyksen päivittäistä arkea ja taloudenhoitoa. Tässä lista yleisistä ohjeista yhdistyksen taloudenhoitoon:
1. Järjestä kirjanpito
- Selkeä tilijako: Käytä eriteltyjä tilejä, jotka helpottavat taloudenhallintaa ja raportointia.
- Säännöllisyys ja tarkkuus: Kirjaa kaikki taloudelliset tapahtumat, kuten tulot (jäsenmaksut, avustukset, tapahtumatuotot) ja menot (hankinnat, palkat, vuokrat), ajallaan ja huolellisesti.
2. Laadi budjetti
- Budjetin laatiminen: Laadi vuosittainen tai kausittainen talousarvio, joka sisältää ennusteet tuloista ja menoista.
- Seuranta: Seuraa budjettia säännöllisesti ja tee tarvittavia muutoksia.
3. Säännöllinen raportointi
- Jäsenille: Raportoi yhdistyksen jäsenille taloudellisesta tilanteesta, esimerkiksi vuosikokouksessa.
- Viranomaisille: Toimita tarvittavat tilinpäätöstiedot Verohallinnolle ja yhdistysrekisteriin, mikäli yhdistys ylittää ilmoitusvelvollisuudelle asetetut rajat.
4. Huolehdi henkilökohtaisista vastuista
Taloudenhoidon vastuut: Nimeä yhdistykselle selkeästi taloudenhoitajat ja varmista, että tehtävät ja vastuut on määritelty tarkasti. Taloudenhoidon vastuut voivat olla yksilöllä tai tiimillä.
5. Kehitä taloushallintoa
- Koulutus: Tarjoa tarvittaessa yhdistyksen vastuuhenkilöille taloushallinnon koulutuksia.
- Tietojärjestelmät: Hyödynnä saatavilla olevia taloushallinnon tietojärjestelmiä, jotka helpottavat talouden seurantaa ja raportointia.
Noudattamalla näitä ohjeita yhdistyksen taloudenhoito sujuu tehokkaasti ja säännösten mukaisesti.
Yhdistyksen kirjanpidon yleisimmät sudenkuopat
Yhdistyksen kirjanpito sisältää muutamia tyypillisiä haasteita, joihin kannattaa varautua:
Tositteiden puutteet ja viivästykset
Kaikista taloudellisista tapahtumista pitää olla tosite. Kuittien katoaminen tai myöhässä toimittaminen vaikeuttaa kirjanpitoa merkittävästi. Ota tavaksi kerätä ja arkistoida tositteet heti ja varmista, että kaikki yhdistyksen toimijat ymmärtävät niiden tärkeyden.
Vastuiden epäselvyys
Taloudenhoidon vastuut pitää määritellä selkeästi. Kuka hyväksyy laskut? Kuka tekee kirjanpidon? Entä kuka seuraa budjettia? Epäselvät vastuut voivat johtaa virheisiin ja laiminlyönteihin.
Aikataulujen venyminen
Yhdistyksen kirjanpito tulee aina tehdä ajallaan ja säännöllisesti. Jos kirjaukset jätetään roikkumaan, virheiden riski kasvaa ja kokonaiskuva taloudesta hämärtyy. Tee selkeä aikataulu ja pidä siitä kiinni.
Puutteellinen dokumentointi
Kirjausten perusteet pitää dokumentoida huolellisesti. Esimerkiksi hallituksen päätökset hankinnoista tai avustuksista tulee kirjata pöytäkirjoihin. Hyvä dokumentaatio auttaa myös toiminnantarkastajaa työssään.
Budjetoinnin ja seurannan laiminlyönti
Pelkkä kirjanpito ei riitä, koska tarvitaan myös suunnittelua ja seurantaa. Budjetti auttaa ennakoimaan tulevia tuloja ja menoja. Säännöllinen seuranta taas paljastaa budjetin epäkohdat, jolloin niihin kerkeää reagoida riittävän ajoissa.
Yhdistyksen kirjanpidon ulkoistaminen
Kirjanpidon ulkoistaminen voi olla järkevä ratkaisu monelle yhdistykselle. Kun yhdistyksen kirjanpito luovutetaan ammattilaisen käsiin, varmistetaan samalla sen lainmukaisuus ja vapautetaan yhdistyksen resursseja itse ydintoimintaan.
Milloin ulkoistaminen kannattaa?
Kirjanpidon ulkoistaminen voi olla kannattavaa monesta syystä. Kirjanpito voi käydä esimerkiksi liian työlääksi, jos yhdistyksellä on runsaasti taloudellisia tapahtumia tai toiminta on kasvanut merkittävästi. Toinen yleinen syy ulkoistamiselle on, että yhdistyksessä ei ole riittävää sisäistä osaamista taloushallinnon tehtäviin.
Taloushallinnon ulkoistaminen varmistaa, että yhdistyksen kirjanpito pysyy aina ajan tasalla ja täyttää lain määrittämät vaatimukset. Lisäksi ulkoistaminen auttaa säästämään yhdistyksen resursseja, sillä tilitoimiston ammattilaiset huolehtivat kaikista taloushallinnon velvoitteista, kuten tilinpäätöksistä, veroilmoituksista ja kirjanpitosäännöksistä.
Miksi valita Cimson Yrityspalvelut?
Yhdistyksen taloushallinto vaatii erityisosaamista, olipa kyseessä sitten pieni paikallisyhdistys tai valtakunnallinen järjestö. Yli 30 vuoden kokemuksella ymmärrämme syvällisesti yhdistystoiminnan erityispiirteet. Tarjoamme kokonaisvaltaista palvelua, joka kattaa kirjanpidon lisäksi tilinpäätökset, budjetoinnin ja palkanlaskennan. Hoidamme myös veroilmoitukset ja tarjoamme asiantuntevaa veroneuvontaa.
